Rehberlik bölüm başkanıyla dönem başında bir akademik takvim oluşturulur. Bu takvimde, sınavlar, seminerler, envanterler, deneme tarihleri, veli toplantıları gibi işler planlanır ve belirlenir.

Oluşturulan plan rehberlik bölüm başkanı tarafından zümreyle paylaşılır ve haftalık olarak takibi yapılır. Bu şekilde, rehberlik hizmetlerinin düzenli ve etkili bir şekilde yürütülmesi sağlanır ve öğrencilerin akademik ve kişisel gelişimlerine destek olunur.